Configurarea comunicatiei electronice prin mesaje EDI

Introducere - Ce este EDI?

Acronimul EDI vine de la conceptul de transfer electronic de documente intre parteneri. Este vorba despre o tehnologie noua prin care transferul de documente intre parteneri nu se mai realizeaza pe hartie ci prin transferul de fisiere XML care respecta un anumit standard la care adera ambele firme.

Recent mai toti retailerii mari/internationali au adoptat aceasta metoda de transfer de fisiere datorita avantajelor majore pe care le ofera aceasta metoda de transfer fisiere.
Avantaje:

• eliminarea hartiei;
• reducerea timpului de procesare a documentelor de catre un operator;
• eliminarea erorilor cauzate de interpretarea gresita a datelor de catre un operator;
• eliberarea timpului de lucru a unei persoane care inregistreaza documente in vederea realizarii de activitati mai productive;
• cresterea considerabila a vitezei cu care se realizeaza transferul de informatii ceea ce, la randul ei, ne ofera avantaje suplimentare: rapoarte mai rapide si mai corecte, cresterea vitezei cu care se finalizeaza comenzile, utilizarea mai eficienta a spatiilor de stocare prin realizarea de comenzi mult mai bine conturate, cresterea calitatii comunicatiei atat cu furnizorii cat si cu clientii finali.

Datorita acestor avantaje majoritatea retailer-ilor mari isi obliga furnizorii sa adopte transferul de mesaje electronic in relatia cu acestia.
Mai jos vom vedea cum se configureaza si utilizeaza acest transfer de fisiere in Nexus.
Punctul de plecare va fi imediat dupa ce s-au contractat serviciile unui furnizor de servicii EDI cum ar fi Edinet, Doc Process sau Expert Supplier si s-a instalat conectorul pentru serviciile acestora.

Configurarea mesajelor

Sistemul de comunicatie EDI, dupa cum am precizat si in partea introductiva se bazeaza pe mesaje standardizate. In acest sens va trebui sa configuram in Nexus aceste mesaje.
Mai jos vom exemplifica modul in care se configureaza comunicatia electronica pentru retailer-ul Bricostore prin furnizorul de servicii Edinet. Pentru alti retailer parcursul este similar.

Configurarea mesajelor de import documente

Mesajele de import sunt cele prin care se aduc comenzile sau avizele de la retailer.
Pentru a configura aceste mesaje deschidem Nexus si intram in modulul Nomenclatoare > Functionale > Mesaje EDI. Dam click pe butonul Adauga pentru a adauga un mesaj nou si facem urmatoarele setari:

• Denumire: Comenzi Bricostore (se poate trece orice text)
• Activ: bifat
• Directie: Import
• Format mesaj: Comanda - Edinet
• Mod preluare pret: Preia din comanda clientului
• Protocol: file (daca se citesc comenzile prin alta metoda se alege protocolul contractat)
• Cale fisiere: calea de pe disc (sau pe server, dupa caz) unde se regasesc mesajele de import
• Ignor codurile echivalente dublate: bifat
• Substituie lipsa BuyerItemId cu EAN: bifat
• Masca fisiere: ORDER_0* (se schimba cu prefixul cu care vin comenzile de la acest retailer)
• Utilizator/Parola: se completeaza daca se iau fisierele de pe un server cu autentificare
• Partener: BRICOSTORE ROMANIA SA (retailer-ul cu care se face comunicatia)

Configurarea mesajelor de export documente

Mesajele de export reprezinta avizele si facturile pe care le intocmim pentru retailer in urma onorarii comenzilor primite. Aceste mesaje se configureaza tot in modulul Nomenclatoare > Functionale > Mesaje EDI. Dam click pe Adauga pentru a adauga un mesaj nou si facem urmatoarele setari pentru a adauga un mesaj de export facturi:

• Denumire: Export facturi Bricostore (se poate completa cu orice alt text)
• Activ: bifat
• Format mesaj: Factura Bricostore
• Mod preluare pret: Preia din comanda clientului
• Protocol: file (se schimba dupa caz)
• Cale fisiere: calea de pe disc unde a fost setat conectorul sa caute facturi de trimis (ex: D:\Edinet\Facturi-de-trimis)
• Masca fisiere: gol
• Utilizator/Parola: se completeaza daca se face comunicatia prin alt protocol decat file.
• Partener: BRICOSTORE ROMANIA SA
• Export numar document fara serie: bifat

Mentionam ca acest retailer momentan nu importa avize prin EDI asadar nu este necesar sa le exportam.

Configurarea partenerului in nomenclator

Pentru a putea folosi partenerul in mesajele EDI este necesar sa ii facem cateva configurari. Pentru aceasta intram in Nomenclatoare > Functionale > Perteneri si facem urmatoarele modificari:

1. Pe pagina Comercial completam la campul Cod client codul primit de la furnizorul de servicii pentru identificarea partenerului Bricostore pe platforma (ex: 0000002591).
2. Pe pagina Adrese de livrare se completeaza adresele sediului si ale magazinelor/depozitelor unde se face livrarea. Pentru adresa sediului este obligatorie specificarea adresei complete inclusiv a codului postal. De asemenea, pentru toate adresele este obligatoriu sa fie specificat codul GLN.
3. Pe pagina Contact alegem la campul Adresa sediu adresa configurata la pasul anterior pentru sediu.

Configurarea societatii

Similar configurarii partenerului trebuie sa configuram si societatea de pe care trimitem mesajele EDI. Pentru aceasta intram in Nomenclatoare > Administrare > Societati si dam dublu click pe societatea folosita in comunicatia EDI. Apoi:
1) Pe pagina Adrese adaugam sau modificam adresa sediului completand adresa completa, inclusiv codul postal si obligatoriu codul GLN.
2) Pe pagina General alegem la Adresa sediu adresa configurata anterior pe pagina Adrese.

Configurarea articolelor

In functie de conventia cu clientul acesta poate accepta sa foloseasca codurile dvs. de articole sau sa va furnizeze coduri echivalente pentru acestea dar in toate cazurile unitatea de masura va fi EA pentru comunicatia cu Bricostore. Alti retaileri folosesc si alte unitati de masura cum ar fi BUC sau M2.
Pentru ca in nomenclator articolele au cel mai probabil alta unitate de masura se vor folosi coduri echivalente pentru a prezenta datele catre retailer in formatul agreat. Vom lua un exemplu mai jos:

In Nexus avem articolul X cu codul 5945795004039 cu unitatea de masura BUC. Bricostore recunoaste acest articol cu codul 41009338 si cu unitatea de masura EA. Asadar, intram in Nexus la Nomenclatoare > Administrare > Bunuri si servicii - Articole, intram in articol cu dublu click si mergem pe pagina Coduri echivalente. Aici adaugam un cod nou cu Adaug si completam:
1) Denumire: Denumirea articolului dupa cum va fi trimisa in documente - poate fi aceeasi.
2) Cod: Codul echivalent dupa care recunoaste retailer-ul articolul - 41009338.
3) UM: unitatea de masura agreata de retailer - EA.
4) Descriere: Client
5) Partener: BRICOSTORE ROMANIA SA
6) Factor conversie: factorul care va fi folosit in vederea convertirii de la unitatea de masura din Nexus la unitatea agreata de retailer daca este cazul. Spre exemplu conversia de la M2 la EA(BUC) sau invers.

Observatie: Daca unitatea de masura si codul EAN (campul cod extern in Nexus) sunt aceleasi nu este necesara utilizarea codurilor echivalente.

Atentie! Contul contabil care va fi folosit la importul liniilor de comanda este cel prioritar din clasa din care face parte produsul.

Observatii finale

Cateva lucruri de care trebuie tinut cont la lucrul cu conector:

• Conectorul lucreaza cu serviciul Nexus Tasks. Frecventa cu care se importa mesajele se specifica in Activitati programate.
• Exportul de fisiere se face la validare.
• Pentru retransmisia fisierelor care au trecut de preverificarea Edinet trebuie sa stearga partenerul mesajele primite eronat pentru a le putea retrimite.

Pentru informatii suplimentare va rugam sa nu ezitati sa ne contactati la adresa de email nexus@atacpc.ro.