Pasi deschidere societate noua in Nexus ERP

In materialul acesta va voi prezenta cativa pasi ce ii recomandam a fi facuti la o deschidere de societate nou-infiintata.

a. crearea si personalizarea bazei de date cu numele societatii;
b. personalizarea planului de conturi;
c. definirea plajelor de numerotare a documentelor.

Pe langa subiectele prezentate mai jos, trebuie sa aveti in vedere crearea de utilizatori si administrarea drepturilor acestora. Pentru acest lucru puteti consulta materialul Administrarea utilizatorilor

a) Crearea si personalizarea bazei de date cu numele societatii

In acest pas se creaza efectiv baza de date care va contine toate documentele si operatiunile legate de societate. Pentru aceasta, din meniul principal se alege modulul Societati (Nomenclatoarea > Administrare > Societati).

Odata intrati in nomenclatorul de societati vom vedea lista cu societatile create in program si la care are utilizatorul cu care suntem conectati are acces. Pentru a crea o societate noua dam click pe butonul Adauga dupa care se alege Adaug societate.

Pentru completarea automata a datelor de pe serverele ANAF se completeaza in campul Cod fiscal doar partea numerica a codului fiscal si se da click pe butonul cu semnul intrebarii de langa acest camp. Dupa cateva clipe vom primi mesajul "Am actualizat datele societatii". Facem corectii daca sunt necesare la campurile preluate si/sau adaugam informatii daca este cazul dupa care apasam pe butonul Salvez din stanga sus. Programul va crea o baza de data noua pentru aceasta societate. Procedura poate dura cateva minute timp in care nu trebuie sa inchideti programul.

Dupa crearea cu succes a bazei de date inchideti toate modulele deschise (Societati, Utilizatori, etc.) apoi dati click pe Sesiune > Optiuni sesiune si alegeti luna pentru care doriti sa incepeti sa operati date si societea nou creata dupa care apasati pe OK pentru a intra pe noua societate. (Nota: Daca nu este activ campul Societatea inseamna ca ati uitat un modul deschis.)

Acum putem continua cu personalizarea societatii prin adaugarea de conturi bancare in antete, adaugarea de carnete cu serii de numere pentru documente, gestiuni si personalizarea planului de conturi.

Adaugarea de conturi bancare pe facturi.

Pentru adaugarea de conturi bancare pe facturi (pana la 4) trebuie sa intrati in Nomenclatoare > Administrare > Conturi banci.

Dati click pe adauga pentru a adauga un cont nou si completati minimal urmatoarele campuri: Denumire, Filiala, Cont IBAN si activati bifa "Utilizez banca la facturare." Atentie: Pentru conturile proprii campul Partener NU trebuie completat.

In mod similar, daca in relatia cu un anume partener folositi mai multe banci dar pe factura doreste sa apara un anumit cont al lui (in sectiunea cu datele despre client) se completeaza la partener numele partenerului si se bifeaza "Utilizez banca la facturare".

Definirea gestiunilor

Definirea gestiunilor se poate realiza direct din antetul documentelor (facturi, avize, etc.) din casuta de selectare gestiune prin apasarea butonului Adauga sau prin accesarea modului din Nomenclatoare > Functionale > Gestiuni.

Informata minima care trebuie completata este denumirea dar se recomanda completarea si informatiilor legate de adresa, gestionar si comisia de receptie deoarece aceste informatii sunt preluate pe rapoarte. Daca se lucreaza cu liste de preturi pentru aceasta gestiune trebuie activata bifa "Gestiune utilizata pentru retail" pentru ca programul sa verifice si sa actualizeze listele de preturi. Daca se fac iesiri cu bon fiscal de pe gestiune vor trebui completate conturile (de financiar) in care se vor materializa rapoartele fiscale (Z-urile).

Alte setari disponibile: centrul de profit, punctul de lucru, metoda de descarcare, posibilitatea de a bloca generarea de stocuri negative, daca este sau nu valorica si, foarte important, carnetele implicite pentru documente (definirea acestora este explicata mai jos).

Definirea cotelor de TVA

Societatile se pregenereaza cu cotele clasice de TVA utilizate in anul curent. In cazul in care doriti sa stergeti sau sa adaugati cote de TVA pe care sa le folositi la servicii si articole puteti sa o faceti in modulul Nomenclatoare > Administrare > Cote de TVA. Tot aici se ataseaza si corespondenta cotelor in program cu cele din perifericele fiscale.

Alte setari recomandate

In functie de specificul activitatii dumneavoastra si de modul in care doriti sa lucrati, va enumeram mai jos unele setari care v-ar putea fi folositoare:
In Instrumente > Setari generale (cu toate modulele inchise).

Societatea curenta

• Nr. de zecimale pentru preturi unitare;
• Modalitate filtrare in nomenclatoare: recomandam setarea Contine;
• Se permit iesiri din gestiune fara existenta stocului. Are efect pentru toate gestiunile indiferent de setarea din gestiune. Se recomanda sa nu fie bifata aceasta setare pentru a nu se putea genera stocuri negative.
• Confirmare actiune de validare a documentului: recomandat debifat.
  Aplicatie
• Intervalul de timp pt. interogarea serverului SQL(s): recomandam setarea "0".
• Preia automat cursul valutar de pe www.123cursbnr.ro
• Pastreaza arhiva electronica pe disc: recomandat bifat.

Mai multe detalii legate de optiunile regasite in Setari generale le puteti consulta in materialul acesta

In sectiunea Optiuni din module

• La facturi clienti: implicit data curenta la adaugare, formularele implicite.
• La casa in lei: implicit data curenta la adaugare, tiparire in format grafic (bifat), formularele implicite.

b) Personalizarea planului de conturi

In cazul in care doriti sa personalizati planul de conturi cu care veti lucra prin adaugarea de conturi aditionale se va proceda in felul urmator.
a) Se intra in modulul Balanta de verificare (Contabilitate > Contabilitate financiara).

b) Se da click pe adauga pentru adaugarea noului cont. Se scrie simbolul contului, numele, se alege functia si, pentru conturile care se vor folosi in documente (casa, banca, etc.) se alege la selectorul "Tip" ce fel de cont este.

In cazul conturilor in valuta recomandam sa urmati pasii din materialul Conturi in devize c) Se salveaza noul cont apasand pe Salvez in stanga sus.

c) Definirea plajelor de numerotare a documentelor

Carnetele in Nexus reprezinta plaje de numere care se vor aloca automat la documente: facturi, avize, chitante, etc. Acestea se definesc in Nomenclatoare > Administrare > Carnete si, cu mici exceptii, se pot crea si utiliza carnete pentru toate documentele care se genereaza din Nexus.

Pentru definirea unui carnet nou se urmeaza pasii de mai jos in care vom exemplifica crearea unui carnet pentru facturi. Pasi:
a) se apasa adauga pentru crearea unui carnet nou;
b) se completeaza denumirea carnetului la alegere (ex: Facturi marfa magazin);
c) se alege tipul de document - in acest caz Factura client;
d) se completeaza numarul initial adica cel de la care se incepe nomerotarea;
e) se completeaza numarul final (ex: 9999999999);
f) se completeaza numarul curent (folositor in cazul in care desi carnetul incepe de la 1 dorim ca, in Nexus, sa continuam de la alt numar);
g) se activeaza "Verificare ordine cronologica a numerelor" - optiunea este folositoare in cazul facturilor si impiedica utilizatorul de la salvarea de documente fara respectarea ordinii cronologice firesti;
h) se salveaza carnetul apasand pe Salvez.
Optional se mai poate opta pentru completarea manuala a numarului de document caz in care programul nu va mai aloca automat urmatorul numar, generarea numarului la salvarea documentului in loc de functionalitatea implicita de generare numar la validare si tot de aici se poate face un carnet inactiv. Dupa definirea carnetelor utilizarea acestora este foarte facila: se alege in campul serie carnetul definit anterior si, la validarea documentului, se va genera automat urmatorul numar disponibil.

Nota: In gestiuni se specifica in pagina "Carnete implicite" carnetele implicite pentru documentele de pe gestiunea respectiva. Carnetele cu importanta deosebita, mai ales pentru gestiunile cu amanuntul, sunt carnetele pentru: procese verbale de modificare de pret, facturi, chitante, procesele verbale de constatare diferente la inventar, procesele verbale pentru transferurile intre gestiuni si intre conturi, bonuri de consum, bonuri de predare a productiei, avize, dispozitii de plata/incasare.

Pentru informatii suplimentare va rugam sa nu ezitati sa ne contactati la adresa de email nexus@atacpc.ro